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教育:大規模な教育機関の請求書を自動的に処理する方法はありますか?

ある大手教育機関は、RPAの導入を通じてバックグラウンド操作を改善し、作業効率を高め、コストを削減しています。

RPAは、請求書の入力および検証操作を自動的に実行できるため、元の請求プロセスが簡素化され、買掛金プロセス(AP)の速度と精度が向上できます。


プロジェクトの背景

ある大手教育機関は、請求書の処理で問題が発生しました。


1.請求書の量が多すぎます

この教育機関は毎月十か所の学校の3,500件を超える請求書を処理しています。これらの請求書には、学校の支出費用と学校グローバルコミュニティ投資プログラムのサポート用のリソースが含まれています。請求書の数と煩雑さが増加することにつれて、請求書の効率的な処理は難問になってきました。

2.手動操作プロセス

請求書が機関本部に届くと、従業員はほとんど手作業で請求書データを会社のERPシステムに入力しています。この時間のかかる手動プロセスは、買掛金部門に膨大な作業負荷をもたらしました。

「以前は、請求書の単一バッチを受け取ったとき、請求書バッチを読み通し、各請求書を一枚ずつ手動で分離し、それをERPシステムに入力しなければなりませんでした。これを処理するには長い時間がかかりました。」

-買掛金アナリスト

3.人為的ミスのリスク

手動の請求書入力プロセスと同様、既存のシステムでは、人為的ミスや請求書詐欺を回避することが困難です。遅延または誤った請求書を掲載することで、関連するサプライヤとの関係に悪い影響を与えることはどの機関でも望まれていないです。

4.新しいシステムを導入するコスト

以前、この機関は内部請求書管理ソリューションを使用し、Microsoft ERPアプリケーションと統合していました。しかし、このソフトウェアの内部サポートには莫大な費用がかかり、会社のIT部門の運営と維持の作業負荷が増加しました。

この大手教育機関は、非効率的な手動の請求書処理システムが、買掛金ビジネスのコストとミスのリスクを高めていることに気づいていました。

運営コストを増やすことなく、請求書を効率的かつ正確的に処理し、財務部門の変更を実現する方法は何ですか?


解決策

買掛金処理の効率を改善するために、教育機関はRPA技術を導入して以前の内部請求書処理ソリューションを置き換えることにしました。


請求書を自動的に導入

請求書の自動的導入機能により、RPAは手動の代わりにERPシステムへの請求書データを自動的に入力します。これにより、操作プロセスが簡素化され、財務部門の従業員の作業負荷が軽減されます。

「RPAの導入により、サプライヤーとの関係が強化し、請求書の割引が最大限に前払いできるようになりました。視認性が高くなると、APシステムでの時間のかかるステップを簡素化できます。」


精度の向上

プロセスの簡素の他に、RPAソリューションは操作の精度も向上させます。RPAにはスマートな請求書読み取り機能が搭載されており、ミスや詐欺の疑いがある請求書を自動的に検出してマークすることができ、業務リスクを最小限に抑えることができます。

RPAには、誤ってスキャンされた請求書の検証および修正する機能もあり、財務部門に信頼できるツールを提供しています。


既存のシステムに侵入せず

RPAは、既存のシステムとシームレスに統合できます。実施が速く、導入コストが少ないです。


年中無休の実行

機構は、RPAをITの運営と維持にも導入し、7×24時間体制の監視を実現し、IT部門の作業負荷を軽減しました。

ERPシステムで請求書の自動化を実現し、ミスや請求書の詐欺を効果的に削減することで、我々はコストを節約する新たな機会を得られました。


実施効果

RPAを導入してから、この教育機関は請求書の可視性とAPシステムの効率を改善し、大量なコストを節約することができました。

これで、RPAロボットがバッチ請求書を自動的に検出し、それらを単一のドキュメントに分離できるため、我々は請求書を分離することに多くの時間と労力を費やす必要がなくなり、多くの時間を節約できました。

RPAの自動化により、請求書の処理時間を一枚当たり10分を節約できます。毎年40,000件を超える請求書を処理する必要があるという事実を考慮すると、7,000時間以上を節約でき、年間70,000ドル以上を節約できることに相当します。

RPAは、組織が時間を節約するのに役立つだけでなく、請求書処理の全体的なコストを削減することにも役立ちます。

これで、社内で独自の請求システムをインストールしてサポートする必要がなくなるため、総コストが削減されます。これにより、APプロセスが変更され、より効率的に作業できるようになりました。正確かつ効率的な自動化された請求書処理機能により、教師と生徒は必要なときに必要なリソースを獲得できるように確保できます。

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